第一章 總則

  第一條 為規(guī)范招商局漳州開(kāi)發(fā)區(qū)社區(qū)基金會(huì)(以下簡(jiǎn)稱“基金會(huì)”)文檔、印章管理工作，特制定本辦法。

  第二條 基金會(huì)文檔是指在內(nèi)部管理、公益投資、慈善活動(dòng)等過(guò)程中直接形成，對(duì)基金會(huì)和社會(huì)有保存價(jià)值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像及電子數(shù)碼等不同形式、不同載體的歷史記錄。會(huì)計(jì)檔案管理按照基金會(huì)財(cái)務(wù)部相關(guān)管理制度執(zhí)行。

  第三條 基金會(huì)印章是指文字內(nèi)容為“招商局漳州開(kāi)發(fā)區(qū)社區(qū)基金會(huì)”的機(jī)構(gòu)專用印章和財(cái)務(wù)部門專屬印章。

第二章 管理原則

  第四條 文檔管理的原則為內(nèi)容真實(shí)、分類清晰、保存完整、便于查詢。

  第五條 印章管理的原則為責(zé)任明確、保存安全、審批嚴(yán)格、使用規(guī)范。

  第六條 文檔管理與基金會(huì)專用印章由公共關(guān)系部負(fù)責(zé)，指定專人管理;基金會(huì)財(cái)務(wù)印章、法定代表人印章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，指定專人管理。

  第七條 文檔的查閱和基金會(huì)專用印章的使用，須經(jīng)規(guī)定程序操作。

第三章 歸檔范圍及標(biāo)準(zhǔn)要求

  第八條 本辦法管理的文檔包括以下類別：

  (一)行政文檔：

  1.基金會(huì)章程、法人登記證(正、副本)等法律證書及文件;

  2.上級(jí)主管部門及其他單位相關(guān)往來(lái)文件;

  3.基金會(huì)各種規(guī)章制度、工作流程等文件;

  4.理事會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要;

  5.以本基金會(huì)名義出具的請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函復(fù)等文件;

  6.工作人員簡(jiǎn)歷及相關(guān)資料;

  7.基金會(huì)內(nèi)部各種計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等;

  8.與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等;

  9.基金會(huì)制作的印刷品及其宣傳品等。

  (二)項(xiàng)目文檔：

  1.項(xiàng)目建議書;

  2.項(xiàng)目申請(qǐng)人相關(guān)證書復(fù)印件;

  3.立項(xiàng)簽報(bào);

  4.捐贈(zèng)或合作協(xié)議;

  5.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各階段的報(bào)告及財(cái)務(wù)報(bào)表;

  6.項(xiàng)目評(píng)估、總結(jié)報(bào)告;

  7.與項(xiàng)目有關(guān)的其他文件。

  第九條 歸檔要求

  (一)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，統(tǒng)一立卷、組卷、編目;

  (二)歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整;

  (三)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)。

  (四)對(duì)已失效或過(guò)期的文檔，認(rèn)真鑒定，經(jīng)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)，方能銷毀，并編制永久保存的銷毀清冊(cè)。

第四章 文檔的保管利用

  第十條 文件歸檔后，由公共關(guān)系部設(shè)專柜并指定專人負(fù)責(zé)保管。

  第十一條 案卷一般只能在基金會(huì)內(nèi)部辦公室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

  第十二條 借閱期限不得超過(guò)十天，到期歸還;如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

  第十三條 借閱文檔者應(yīng)愛(ài)護(hù)文檔，確保其完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱文檔交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

  第十四條 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離基金會(huì)辦公室。

第五章 印章的保管和使用

  第十五條 各種印章的使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核審批手續(xù)。基金會(huì)專用印章須經(jīng)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可使用;各部門專屬印章經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后使用。

  第十六條 基金會(huì)專用印章按照審批要求使用后，須填寫用印登記薄。

  第十七條 各種印章未經(jīng)有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，一律不得攜出保管部門，如需攜出，應(yīng)由公章保管人持印章同往監(jiān)印。

  第十八條 印章由專人保管，在安全、加密柜、櫥中存放，加蓋印章須由公章保管人親自操作，公文及重要印件須建檔備查。

第六章 附則

  第十九條 本辦法自印發(fā)之日起實(shí)施，試行期一年。

  第二十條 本辦法由基金會(huì)秘書處負(fù)責(zé)解釋。